Инструкция по использованию сервиса «Журнал учета ВЭД»

Согласно правилам учета внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля, такие сделки ведутся в журнале учета внешнеэкономических сделок, который может быть в бумажном или электронном виде. Для удобства пользователей компания ООО «Компания «ЭксКонт»» реализовала журнал учета, как одну из функций личного кабинета.

1. Доступ к журналу ВЭД

Для доступа к журналу внешнеэкономических сделок необходимо авторизоваться в личном кабинете сайта ООО «Компания «ЭксКонт»». Затем нажать кнопку профиля «ИД клиента …» (1) на системной панели в верхней правой части страницы и выберите пункт «Журнал учёта ВЭД» (2) в выпадающем меню.

Есть два способа заполнения журнала: добавление записей из ранее полученных заключений в компании «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП, ООО «Компания «ЭксКонт»») или вручную

2. Добавление записей из заключений

Если идентификационные заключения выполнялись компанией ЦПРП (ООО «Компания «ЭксКонт»»), то информация о параметрах сохранена в базе ЦПРП. В этом случае журнал можно заполнить в полуавтоматическом режиме.

Откройте раздел «Журнал учета ВЭД» в личном кабинете и нажмите на кнопку «Добавить запись».

На вкладке «Добавить по № заключения» укажите дату операции (2) и из выпадающего списка «№ заключения» (3), выберите заключение (4), на основании которого необходимо сделать запись в журнале.

Далее необходимо выбрать предметы операции, которые участвовали в данной экономической операции. Вы можете выбрать сразу все предметы из заключения, поставив отметку в пункте «Выбрать все» (5) или выбрать нужные предметы операции из списка (6). При добавление предметов из списка, можно воспользоваться поиском, чтобы отфильтровать элементы списка по названию.

Если какие-либо предметы операции отсутствуют в списке, их можно добавить позже вручную (см. Добавление предметов операции).

После того как все необходимые предметы операции из заключения добавлены, нажмите на кнопку «Добавить запись» (7), чтобы сохранить запись в черновом варианте.

О том как вносить записи (из черновика) в журнал см. раздел 5 «Работа с журналом».

3. Добавление записи вручную

Откройте раздел «Журнал учета ВЭД» в личном кабинете и нажмите на кнопку «Добавить запись».

На вкладке «Добавить вручную» укажите дату операции (2), в поле «Контракт» (3) укажите документ, на основании которого совершена операция (контракт) и его параметры (дата и номер), в полях «Иностранный участник» (4) и «Конечный пользователь» (5), укажите данные о стороне сделки — юридическом (название, страна и город) или физическом лице (ФИО и гражданство).

Далее введите наименование предмета операции по контракту (6), укажите его функциональное назначение (7), а также результаты идентификации и параметры документа (номер, дату) (8). После того как все поля будут заполнены, нажмите кнопку «Добавить запись» (9), чтобы сохранить запись в черновом варианте.

Запись об операции будет добавлена в журнал в черновом виде, то есть информация сохранена в личном кабинете, но еще не внесена в электронный журнал.

О том как вносить записи (из черновика) в журнал см. раздел «Работа с журналом».

Далее необходимо загрузить разрешительный документ для предмета операции. Нажмите на значок «» (карандаш) напротив предмета операции, для которого необходимо добавить разрешительный документ, затем на форме «Изменить» выберите вид разрешительного документа, укажите его номер и дату, а также загрузите электронную копию документа. Затем нажмите кнопку «Сохранить».

4. Добавление предметов операции

В случае, если к записи об операции необходимо добавить дополнительные предметы операции, вы можете это сделать в разделе «Журнал учета ВЭД».

Для добавления предметов операции из заключения, нажмите кнопку «Добавить предмет операции» в разделе «Журнал учета ВЭД» и на вкладке «Добавить по № заключения» выберите запись об операции из списка «Выберите запись в журнале» (1). В выпадающем списке будут отображены только те записи, которые находятся в черновом состоянии. Далее выберите заключение (2), из которого необходимо добавить предметы операции, а затем выберите какие именно предметы необходимо добавить — выбрав все (3) или указав отдельно в выпадающем списке (4). После этого нажмите кнопку «Сохранить» (5).

Добавление предметов операции вручную выполняется на вкладке «Добавить вручную». Для этого необходимо выбрать запись об операции из списка контрактов, указать наименование предмета операции по контракту, функциональное назначение предмета операции и результаты идентификации. После этого необходимо нажать кнопку «Сохранить».

5. Работа с журналом

После добавления записей, они появляются в журнале в черновом варианте. Это сделано для того, чтобы у пользователя была возможность проверить их и внести при необходимости коррективы.

Согласно правилам учета внешнеэкономических сделок: «Записи вносятся в журнал учета по факту совершения внешнеэкономической сделки (непосредственно после отражения в учетных документах внешнеэкономических операций, осуществленных в рамках такой сделки) независимо от сроков поступления платы за товары, информацию, работы, услуги или результаты интеллектуальной деятельности (права на них), являющиеся предметом этой сделки…»

В черновых записях можно удалить из списка предметы операции (1), которые были добавлены по ошибке. А для записей, которые были добавлены вручную, можно не только удалять предметы операции, но и редактировать их. В записях, которые добавлялись из заключений редактирование предметов заблокировано, чтобы параметры предметов операции в журнале и в заключении не отличались.

5.1. Поиск по журналу

Для быстрого поиска предмета операции воспользуйтесь поисковой строкой. Можно указать часть наименования или артикула. Найденные совпадения будут подсвечены, а в табличной части отображены только найденные строки. Поиск осуществляется по всем полям.

Кроме того, поиск можно провести по конкретному полю. Для этого необходимо и достаточно ввести первых несколько букв в соответствующем поле в поле заголовков в табличной части справа от иконки .

Нажатие на иконку покажет дополнительные условия поиска. Например, можно инвертировать поиск по слову, искать по совпадению итд.

5.2. Группировка полей

Группировка позволяет группировать предметы операции по заданным внешнеэкономическим сделкам. По умолчанию поля группируются по операции и результатам идентификации.

Чтобы изменить группировку, просто перетащите поле в зону группировки или верните его обратно в таблицу.

5.3. Фильтрация

Фильтрация записей позволяет отобразить в табличной части и экспортировать в xlsx только те записи, которые удовлетворяют условиям фильтра.

Чтобы отфильтровать записи, нажмите иконку в строке заголовков табличной части и далее выберите условия фльтрации, как показано на рисунке ниже.

Для отмены фильтрации необходимо во всех столбцах, где использовался фильтр, снять все условия и нажать кнопку «Ок».

5.4. Скрытие полей

Скрытие полей позволяет убрать лишние поля при экспорте в xlsx, оставив только необходимые, а также визуально упрощает восприятие таблицы.

Чтобы скрыть поля, нажмите иконку и просто перетащите поля, которые надо скрыть

и затем просто закрой окно «Выбор столбцов».

5.5. Экспорт данных

Экспорт данных позволяет выгрузить все или часть данных из журнала ВЭД в xslx формат для дальнейшего ведения журнала в своей программе в том числе в Excel.

Для экспорта необходимо нажать иконку и далее выбрать один из вариантов: «Экспортировать все» или «Экспортировать выбранные строки».

5.5.1. Экспортировать все

Данный вариант экспортирует в xlsx все строки из табличной части, игнорируя выбранные чекбоксы слева.

Обратите внимание: выгружены будут все строки из табличной части. Если в табличной части применен фильтр и/или поиск, в табличной части могут отображаться не все строки, добавленные в журнал, а только удовлетворяющие условиям фильтров. Если необходимо выгрузить все данные из журнала безусловно – отмените все фильтры и очистите поиск.

Скрытые поля (см.п. 5.4 «Скрытие полей») при этом останутся скрыты и не будут выгружены в xslx.

5.5.2. Экспортировать выбранные строки

Данный вариант позволяет экспортировать только те строки, которые будут выбраны чекбоксами слева, как на рисунке ниже.

Таким образом, несмотря на то, что в табличной части будут отображены только строки удовлетворяющие условиям фильтров, экспортированы будут только выбранные строки.

5.6. Фиксация записей

После того, как все необходимые предметы сделки добавлены, нажмите на пункт «Зафиксировать запись».

ВНИМАНИЕ! После того, как запись в журнале будет зафиксирована, удалить ее будет невозможно, а редактирование параметров этой записи будет заблокировано! Поэтому внимательно проверьте параметры записи.

Обратите внимание, что нефиксированные записи при выгрузке журнала на локальный компьютер будут в нем отсутствовать.

Если необходимо, измените дату операции и добавьте наименование и номер документа, который подтверждает факт совершения внешнеэкономической сделки. Также можно указать номера деклараций на товары (далее – ДТ), в которых были указаны данные предметы операции. Если ДТ было несколько, укажите их с новой строки. Затем нажмите кнопку «Зафиксировать запись».

Запись будет окончательно внесена в журнал, а возможность редактирования параметров исчезнет.

Примечание: на печать выводятся только зафиксированные записи.

5.7. Печать журнала

При необходимости вы можете сохранить журнал учета на локальном компьютере в формате pdf или html — для этого нужно нажать на кнопку «Меню» и далее «Скачать/распечатать PDF» или «Скачать/распечатать HTML», после чего журнал будет сохранен в файле соответствующего формата.

Формат html может быть удобен для добавления собственных записей. Он легко масштабируется и конвертируется в другие форматы. Для просмотра файла в формате html подойдет любой браузер.

Формат pdf предназначен для использования в качестве финальной версии.

6. Слияние журналов

Если Ваша организация использует несколько личных кабинетов на сайте www.excont.ru и Вам необходимо использовать заключения идентификации для ведения консолидированного журнала ВЭД, необходимо воспользоваться слиянием журналов.

Слияние журналов предоставляет возможность одному пользователю ЛК ЭксКонт запросить доступ к информации, предоставленной в заключениях идентификации, другому пользователю ЛК в рамках функциональности «Журнал ВЭД». Информация из заключения идентификации не копируется, а именно предоставляется на период времени, который действует на время разрешения, выданного пользователю на запрос о слиянии журналов. Таким образом, это совершенно безопасная процедура, разрешение на которую можно отозвать в любой момент и тогда пользователь, которому ранее было выдано разрешение, утратит доступ к сведениям из заключений идентификации, выданных в рамках стороннего ЛК. Однако, данные не будут потеряны и, если пользователю впоследствии будет вновь выдано разрешение на слияние журналов, он увидит все свои действия с журналом (записи и предметы операции), которые были добавлены на момент отзыва разрешения на слияние журналов.

6.1. Запрос на слияние журналов

Чтобы отправить запрос на слияние журналов необходимо знать ИД ЛК ЭксКонт пользователя, с которым требуется выполнить слияние.

Далее, в открывшемся окне нажать кнопку «Добавить строку» и ввести ИД ЛК ЭксКонт, а также название запроса, например «Слияние с Владимиром». Использовать название особенно удобно, когда у Вас 2 и более ЛК ЭксКонт. И потом нажмите «Сохранить».

После этого Вы увидите в таблице запрос на слияние журналов, а пользователь, которому был направлен запрос, получит уведомление на электронную почту, на которую зарегистрирован ЛК.

6.2. Утвердить/отказать слияние

Для того, чтобы утвердить или отказать в слиянии, необходимо перейти по ссылке в письме, либо нажать соответствующую кнопку в таблице запросов: «Меню» - «Слияние журналов»:

И в одном, и в другом случае пользователь, запросивший о слиянии, получит соответствующее письмо и сможет приступить к работе.

После того, как запрос на слияние будет утвержден, при создании записи в журнале, а также при добавлении предметов операции Вы увидите в списке заключений как свои, выданные в рамках Ваших заказов на идентификацию товаров, так и те, которые были выданы пользователям, ИД ЛК которых Вы указали при слиянии.

6.3. Удалить запрос на слияние

Если по каким-то причинам слияние потеряло актуальность, Вы можете его удалить. Для этого в таблице слияний необходимо нажать на кнопку «Удалить». При этом сами данные удалены не будут, пользователь просто утратит к ним доступ и если этому же пользователю в дальнейшем будет вновь выдано разрешение, все данные будут сохранены.

Удалить запрос на слияние можно в любой момент. Это может сделать как тот, кто отправил запрос, так и тот, кто его получил. В последнем случае, автор запроса получит на электронную почту уведомление о том, что ранее выданный запрос слияние удален.

6.4. Отправить запрос повторно

Если пользователь, которому направлен запрос на слияние журналов, не утверждает его в течение длительного времени, можно повторно отправить запрос. Для этого необходимо нажать кнопку «Отправить повторно». Кнопка позволяет повторять запрос не чаще одного (1) раза в час.

7. Настройки

Текущая версия «Журнала учета ВЭД» поддерживает некоторые настройки.

7.1. Журнала

· Выводить описание предмета вместе с названием

· Выводить только обязательные предметы операции

7.2. Печати

· Проверять поставку на уникальность (по дате и контракту)